_{Arkivansvar | Roller og ansvar i DA} 

Se Excel-dokument for en oversikt over ansvar og roller i DA: Beskrivelse av arkivansvar (Ferdig).xlsx 16,90 kB

Arkivansvar

Arkivloven § 6 og arkivforskriften § 1 hjemler arkivplikt og overordnet ansvar for arkivarbeidet.

Offentlige organ plikter å ha arkiv. Arkiv skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder både for samtid og ettertid.

Arkivansvaret innebærer å behandle alle dokumentene i henhold til arkivregelverket – uavhengig av format, lagringsmedium eller hvilket system de inngår i. Arkivansvaret omfatter også de arkivene en virksomhet danner i andre virksomheters systemer. Arkivansvaret omfatter hele arkivets livsløp – fra innføringen av nye systemer til kassasjon eller langtidsbevaring i arkivdepot.

Direktør

Det er den øverste ledelsen i et organ som har det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i organet. Ved Domstoladministrasjonen (DA) er dette direktøren. I ansvaret ligger organisering og oppfølging av at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og regler som gjelder for offentlig arkiv. Det vil si Arkivloven og andre lover som vedrører arkiv og forskrifter til disse lovene. Ledelsen må forsikre seg om at arkivarbeidet holder mål, og det er ledelsen som står ansvarlig utad på organets vegne.

Avdelingsdirektør ØST

Ansvar for at arkivfunksjonen i DA er løst i henhold til de krav som stilles i lov, forskrift og regelverk, og er lagt til avdelingsdirektør for ØST (avdeling for økonomi og styring). Arkivtjenesten i DA er organisert under ØST og utfører arkivarbeidet på vegne av DA.

Arkivleder

Det er arkivleder som ivaretar fagansvaret for DAs arkiver og ivaretakelse av dokumentasjonsforvaltning, kvalitet, kompetanse og servicenivå innenfor funksjonsområdet arkiv. Arkivleder har ansvar for arkivfaglig/strategisk utvikling og kvalitetssikring, samt systemadministrasjon for DAs elektroniske saks- og arkivsystem. Arkivleder har ansvar for at det utvikles tjenester til det beste for DAs samlede virksomhet.

Arkivleder har det samme ansvaret for arkivene som skapes av Innstillingsrådet for dommere og Tilsynsutvalget for dommere.  

Arkivene i de alminnelige domstolene og jordskriftdomstolene

Arkivene i de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene er det domstolleder som har det overordnede ansvaret for. DA v/arkivleder har en veiledende rolle for det arkivfaglige arbeidet opp mot det administrative arkivet i domstolene. For de domstolene som har tatt i bruk det elektroniske saks- arkivsystemet WebSak  ivaretar arkivleder i DA de samme oppgavene som for DA sitt arkiv.

DA v/arkivleder har en koordinerende rolle i det pågående avleveringsarbeidet for tingretter og lagmannsretter opp mot Arkivverket.

Roller og ansvar i DA

Avdelingsdirektørers og seksjonslederes ansvar

Alle som har lederansvar og eller beslutningsmyndighet ut fra stilling eller delegering, har ansvar for å:

• Benytte DAs elektroniske saks- og arkivsystem i saksbehandlingsprosesser
• Sjekke om det er mottatte dokumenter til behandling eller oppgaver til godkjenning
• Sørge for at mottatte dokumenter blir fordelt
• Holde oversikt over restanser og saksbehandling, og at restanseoppfølging gjennomføres ved enheten
• Holde arkivtjenesten orientert om relevante organisasjonsendringer eller omorganisering av ansvarsområder
• Informere arkivtjenesten om avsluttede arbeidsforhold og nytilsettinger for å sikre korrekte tilganger til saks- og arkivsystemet
• Sørge for at saksbehandlingen og arkivarbeidet overholder gjeldende lover, regelverk og rutiner

Saksbehandlers ansvar

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at DAs elektroniske saks- og arkivsystem skal fungere som et effektivt og komplett arkiv. Dette innebærer å arkivere dokumenter som er saksdokumenter for DA. Offentlighetsloven § 4 hjemler hva som er saksdokument.

Saksbehandlerne har ansvar for å:

• Bruke saks- og arkivsystemet i saksbehandlingen og følge rutiner for saksområdene
• Sjekke om saksdokumenter er mottatt til behandling eller oppgaver er mottatt til oppfølging og godkjenning
• Kontrollere mottatte saksdokumenter for å sikre at dokumentene framstår korrekt, komplett og er lesbare
• Registrere direkte mottatte saksdokumenter selv for journalføring og arkivering
• Avskrive restanser og sørge for at dokumenter under arbeid ferdigstilles
• Foreta offentlighetsvurdering av saksdokumenter og bidra til at dokumenter unntatt offentlighet blir påført riktig lovhjemmel
• Sørge for at det ikke gjenstår dokumenter under arbeid, og påse at alle restanser er avskrevet eller omfordelt ved arbeidsforholdets avslutning

Vi har også en sjekkliste du skal følge daglig, ukentlig, ved registrering og ved avslutning av arbeidsforholdet. Se rutinen «Sjekkliste for saksbehandlere».

Systemansvarlig

IT- applikasjon er systemansvarlig for DAs saks- og arkivsystem. IT–applikasjon har i samarbeid med arkivtjenesten følgende ansvar:

• Kontraktsmessige forhold overfor leverandøren
• Kontakt med leverandøren
• Forvaltning og drift av systemet
• Dokumentasjonen av systemet
• Teknisk drift og vedlikehold
• Budsjettmessige forhold
• Bestille ressurser for bistand og rådgiving

Produkteier

Arkivtjenesten har produkteierskap for saks- og arkivsystemet:

• Konfigurasjon og oppsett
• Systemadministrasjon
• Tilgjengeliggjøring og oppdatering av maler
• Opprette, autorisere og avslutte brukere etter anvisning fra ansvarlig innmelder
• Kurs og veiledning
• Utarbeide og vedlikehold av veiledninger
• Vedlikeholde intranett
• Periodisering av databasen
• Test av moduler og nye versjoner
• Rapportere eventuelle tekniske feil, mangler og nedetid til IT-avdelingen
• Brukerstøtte

• Kontakt overfor leverandørens brukerstøtte

   

_{Til toppen av siden}