IR-saker – Rutiner for konstitusjoner

Oppretting av ny sak

Denne rutinen gjelder konstitusjoner med inntil 6 måneders varighet.

For KUNNGJØRINGER, se egne rutiner

Saksnivå:            Status B -  Sett på adm.enhet IR og blankt felt på saksbehandler

Dokumentnivå:    Status J -  Sett på adm.enhet IR og blankt felt på saksbehandler

EKSEMPEL PÅ STANDARDTITTEL PÅ SAKSNIVÅ 

Tittel: Konstitusjoner 2021 og 2022 – Oslo tingrett

Tittel 2: (Blank)

 Aldri skjerming på saksnivå.

Eksempler på skriveregler på dokumentnivå

For at det skal bli mer oversiktlig og lettere å søke, har arkivet laget en mal på hvilken tekst vi skal bruke i tittelfeltet.

Det er også fint at det fremgår av teksten om det er inngående eller utgående brev.

Eksempel på inngående brev:

Tittel: Anmodning om konstitusjon 15092022-31122022 som tingrettsdommer ved Oslo tingrett

Tittel 2: (Navn på dommer)

 Eksempler på utgående brev:

Tittel: Svar på anmodning om konstitusjon 15092022-31122022 som tingrettsdommer ved Oslo tingrett

Tittel 2: (Navn på dommer)

Arkivtjenesten dobbelsjekker at embetstittel alltid blir med i avsender-/mottakerfeltet – sorenskriver/ tingrettsdommer/dommerfullmektig/lagmann osv.

Skjerming

Saksansvarlig gir tilbakemelding om eventuell skjerming når hen godkjenner IR-journalen, og arkivtjenesten setter på skjerming før publisering på eInnsyn.

Arkivtjenesten skal sørge for korrekt skjerming av dokumenter ved journalføring/kvalitetskontroll. 

UO-3

Den bruker vi når navnet til avsender-/mottaker skal unntas offentlighet.

Obs! Også i dokumenter med flere mottakere, må det brukes UO-3 dersom adressat er en av mottakerne.

Forklaring om skjermingskodene:

UO-1 – Skjermer kun lesetilgang på dokumentene for andre interne. (Dette er vel mest aktuelt i DA-saker, siden alle som har adgang til IR-arkivet uansett skal kunne se og lese alt i alle IR-saker.)

UO-2 – Skjermer linje to for interne

UO-3 – Skjermer linje to + avsender-/mottakerfeltet.

Linje to vises uansett aldri på offentlig journal