_{Internkontroll | 1 Regelverket | 2 Organisering og ansvar | 3 Mål | 4 Risikovurdering | 5 Kompetanse og ressurser | 6 Avvik | 7 Kontroll | Arkivverkets veileder}

Internkontrollskjema for DA

Arkivforskriften § 4 sier at alle offentlige organer skal ha en arkivplan som er oppdatert og dekkende for arkivholdet slik det utføres i det enkelte organet. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i internkontroll med arkivarbeidet.

Internkontroll av arkiveringen i Domstoladministrasjonen består av 7 områder:

1 Regelverket

Kartlegge lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanningen.

Arkivloven har som formål å sikre arkiv som inneholder rettighetsdokumentasjon eller har verdi for forskning, kultur og forvaltning. Arkivforskriften gir overordnede bestemmelser om arkiv i offentlige organer, og Riksarkivarens forskrift gir utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser. 

2 Organisering og ansvar

Organiseringen av arkivfunksjonen, samt oppgaver, myndighet og ansvarsforhold. 

Beskrivelse av administrativ oppbygging og oversikt over virksomhetens funksjoner, ansvarsområder, og hvordan disse er fordelt på organisatoriske enheter er en forutsetning for god interkontroll.  

Organet skal kunne dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Dette skal inkludere delegeringsfullmakter på arkivområdet og eventuelle avtaler om kjøp av tjenester.  

3 Mål

Fastsette mål for arkivarbeidet og dokumentasjonsforvaltningen. 

I forvaltningen er det fire grunnleggende verdier som skal ivaretas: Demokrati, rettssikkerhet, faglig integritet og effektivitet. Disse bør være i fokus når mål fastsettes for arkivarbeidet og dokumentasjonsforvaltningen.  

4 Risikovurdering

Foreta risikovurderinger og utarbeide planer og tiltak for å redusere risiko. 

En sentral del av internkontrollen er å gjøre risikovurderinger. Risiko er et uttrykk for et potensiale eller en mulighet for uønskede hendelser. Arkivverket har utarbeidet et eget risikovurderingsskjema for internkontroll som gjennomføres som en del av arkivets internkontroll. 

Risikovurderingsskjema (obs! Lenke til skjema ligger under webinaret)

5 Kompetanse og ressurser

Sørge for opplæring, verktøy, lokaler og kompetanse til å utføre arkivarbeidet og sikre arkivverdig informasjon. 

Internkontroll innebærer at et organ har tilrettelagt for at de ansatte har tilstrekkelig opplæring, kompetanse og ferdigheter til å fange opp og sikre arkivinformasjon. Det innebærer også at både ansatte ved arkivtjenesten og øvrige ansatte har nødvendige verktøy og ressurser til å utføre sitt daglige arbeid. 

6 Avvik

Systematisere avvikshåndtering. 

Uønskede hendelser omtales som avvik. Avvikshåndtering handler dermed om å oppdage, melde, rette opp og forebygge uønskede hendelser.  

7 Kontroll

Gjennomføre regelmessig og periodisk kontroll av arkivarbeidet. 

For å få oversikt over arkivarbeidet i virksomheten og at regelverk etterleves må det systematisk vurdere om internkontrollarbeidet blir gjennomført. Dette gjøres ved å utføre regelmessig og periodisk kontroll i form av undersøkelser, evalueringer og revisjoner. Det vil si at arbeidet ikke har en start og en slutt, men at det er en kontinuerlig og gjentagende prosess.

Arkivverkets veileder

Internkontrollen i offentlige organer skal omfatte arkivarbeidet. Veileder for å innrette arkivplanen som et redskap for internkontroll.

Arkivverkets veileder