_{Innledning til saksbehandling og arkivering | Behandle og avskrive mottatte dokumenter | Ferdigstille dokumenter | Godkjenne dokumenter | Intern korrespondanse | Opprette nye dokumenter | Personopplysninger | Sende dokumenter | Skriveregler, standardtitler og maler | Skygge- og kopiarkiv | Taushetsplikt | Vurdere offentlighet}

Innledning til saksbehandling og arkivering

De alminnelige reglene om offentlig saksbehandling består av veiledningsplikt, plikt til å avgjøre saken uten ugrunnet opphold og taushetsplikt, jamfør forvaltningsloven kapittel 3.

Sak- og arkivsystemet skal understøtte Domstoladministrasjonen sine saksbehandlingsprosesser og dokumentere virksomhetens prosesser og dokumenter.

Dokumenter regnes som saksdokumenter for Domstoladministrasjonen, dersom de er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jamfør arkivforskriften § 9. Saksdokumenter journalføres og arkiveres.

Følgende spørsmål kan hjelpe deg med å avklare hva som regnes som saksdokumenter. Er svaret ja på et eller flere av disse spørsmålene, journalfør og arkiver dokument i sak- og arkivsystemet.

1. Er dokumentet sendt oss for at vi skal fatte vedtak eller beslutning i en sak?
2. Er dokumentet viktig for å forstå beslutningsgrunnlaget i en sak?
3. Inneholder dokumentet opplysninger som dokumenterer handlinger utført av Domstoladministrasjonen?
4. Inneholder dokumentet informasjon som kan gjenbrukes i andre saker?
5. Er dokumentet viktig for at Domstoladministrasjonen kan dokumentere sine vedtak og tiltak i ettertid?
6. Er dokumentet viktig med tanke på at offentligheten skal kunne se viktig dokumentasjon om Domstoladministrasjonen sine planer og virksomhet?
7. Er dokumentet viktig for at forvaltningens historie kan skrives i fremtiden?

8. Ivaretar det rettsikkerheten for ansatte og eller andre?

    

Behandle og avskrive mottatte dokumenter

Du som saksbehandler mottar inngående (I) og interne (N) saksdokumenter som journalposter i Ubesvarte-kurven din. Journalpostene i denne kurven utgjør din restanseliste, og du har hovedansvaret for å behandle disse.

Du må kontrollere at alle dokumentene i en inngående journalpost du har behandlingsansvaret for, er lesbare og komplette.

Før du som saksbehandler avskriver en restanse direkte skal du forsikre deg om at dette er en henvendelse du skal ha behandlingsansvaret for. Dersom du skal gi skriftlig svar på en restanse skal du som hovedregel bruke funksjonen besvar og avskriv – med utgående post eller besvare med A-post.

Dersom du får fordelt en journalpost som du ikke skal ha ansvar for, må du så raskt som mulig informere leder eller Arkivtjenesten om at journalposten må omfordeles. Da er det viktig at du ikke avskriver journalposten/restansen, for avskrevne restanser gjenopprettes ikke for ny saksbehandler ved omfordeling.

 HUSK!

Avskrivingsinformasjon, altså det å knytte henvendelse og eventuelt svar sammen, er et lovpålagt krav jamfør Arkivforskriften § 10.

Ferdigstille dokumenter

Dersom du ikke kan gi et endelig svar innen rimelig tid, og senest innen fire uker, skal du gi et midlertidig svar, jamfør forvaltningsloven § 11a. Midlertidige svar skal også registreres i saks- og arkivsystemet – avskrivingsmåte endres fra «BU - Besvart med utgående brev» til «*** - Foreløpig svar sendt».

Kontakt Arkivtjenesten for mer informasjon dersom du er usikker.

X-notater og kopier ligger i egne kurver, og du må regelmessig sjekke disse for ny informasjon.

Er det gitt et muntlig svar, bør dette noteres i merknadsfeltet ved avskrivning. Eventuelt må du vurdere om det muntlige svaret var såpass viktig for saken at det skal nedtegnes og arkiveres i henhold til skriftlighetsprinsippet i forvaltningsloven § 11 d.

Reserverte journalposter er dokumenter du har opprettet og fortsatt arbeider med, som har status R (Reservert). Disse journalpostene finner du i kurven Under arbeid.

Du har ansvar for at en journalpost med dokumenter endrer status fra R til E (Ekspedert), og at du sender dokumentene til mottaker(e).

OBS!

Ikke sett uferdige dokumenter i status F eller E, da disse verken kan eller skal endres på etter dette. Hvis du har ferdigstilt ved en feil, kontakt arkivtjenesten for hjelp.

Sjekkliste for ferdigstilling

Når du ferdigstiller så sjekker du at:

• Mottakers navn og adresse er identisk på brev og i journalpost
• Alle vedlegg følger brevet
• Dokumentet lar seg åpne og er lesbart
• Dokumentet inneholder den teksten det er ment å inneholde
• Spor etter redigering i dokumentet – synlige og usynlige – er fjernet
• At godkjenningsrunde er gjennomført der dette er aktuelt

Arkivtjenesten kontrollerer ferdigstilt journalpost og journalfører til status J (Journalført) for konvertering av dokumenter til godkjent arkivformat og endelig arkivering. Dette inkluderer låsing av metadata og dokument for endringer.

N- og X-notater, saksframlegg, samt eventuelle kopier til interne mottakere, blir automatisk sendt via saks- og arkivsystemet ved ferdigstillelse. Du behøver ikke skrive ut interne notater for å sende disse i papir til mottaker(e).

Godkjenne dokumenter

I stedet for fysisk signering av dokumenter kan du bruke elektronisk godkjenning av dokumenter før sending. Elektronisk godkjenning er en egen arbeidsflyt som er satt opp i saks- og arkivsystemet.

Det er to nivåer for elektronisk godkjenning:

Selvgodkjenning Du sender dokumenter til mottaker(e) uten å ha fått dokumentet godkjent av andre.

Enkel godkjenning Én leder godkjenner dokumentet før du sender til mottakere(e).

Når et utgående brev eller internt notat blir elektronisk godkjent, loggfører systemet at dokumentet er godkjent av de(n) som tidligere normalt sett ville ha signert og parafert – medsignert – fysisk. Hvem som står som avsender på notater og utgående brev varierer fra sakstype til sakstype, og du som saksbehandler skal ha oversikt over hva som gjelder for de enkelte sakstypene. Det er dokumentets innhold og dine fullmakter som saksbehandler som avgjør på hvilket nivå dokumentet skal godkjennes. 

Brev til departement og domstolene underskrives av direktør og avdelingsdirektør.

All annen korrespondanse underskrives av avdelingsdirektør og saksbehandler.

Utgående dokumenter og interne notater skal som hovedregel produseres direkte i saks- og arkivsystemet. Det skal ikke være nødvendig å skanne inn utgående signerte brev til saks- og arkivsystemet.

Standardteksten «Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur» er tilknyttet utgående brevmal for bruk ved elektronisk godkjenning. Du som saksbehandler er ansvarlig for å sende et brev eller notat på godkjenningsrunde til den som skal signere og eventuelt parafere. Når brevet eller notatet er godkjent, skal du fullføre godkjenningsrunden, ferdigstille og sende utgående dokument. Interne notater sendes automatisk til mottaker(e) ved ferdigstillelse. Det samme gjelder for interne kopimottakere på utgående dokument.

På enkelte utgående brev kan du velge å påføre en signatur. Dette kan gjelde mottakskvitteringer i erstatningssaker og dokumenter som sendes utenlandske bedrifter/etater som ikke aksepterer brev uten fysisk signatur. I de tilfeller der du ønsker å påføre utgående brev en fysisk signatur kan standardteksten om elektronisk godkjenning i brevmalen fjernes. Merk at dokumentet likevel skal sendes på godkjenningsrunde.

Intern korrespondanse

Intern korrespondanse er korrespondanse mellom DAs administrative enheter, eller innad i den enkelte enhet. For den interne korrespondansen benyttes interne notat.

N-notat

Bruk N-notat for dokumenter hvor mottaker skal tildeles oppfølgingsansvar, eller hvor det er viktig at mottaker blir gjort oppmerksom på og aktivt må ta stilling til at dokumentet er mottatt. Mottak utløser krav om oppfølging – restanse – og avskriving.

Avskriving betyr å svare på henvendelsen med et nytt dokument eller å ta henvendelsen for eksempel til orientering eller etterretning.

X-notat

Bruk X-notat for dokumenter som kun er til informasjon for mottaker, eller for dokumenter som skal journalføres og arkiveres uten mottaker. Mottak utløser ikke krav om oppfølging – restanse – og avskriving. Denne dokumenttypen brukes typisk for dokumenter som møteinnkallinger, møtereferater, saksnotat som inngår i møtebøker til styrer, råd, utvalg og lignende.

S - Saksframlegg

Bruk S - Saksframlegg for å opprette saksframlegg til styre, råd eller utvalg som benytter møte- og utvalgsmodulen i saks- og arkivsystemet. Saksbehandler sender saksframlegg til utvalgssekretæren i det aktuelle styre, råd eller utvalg ved å melde opp saken via Websak.

Opprette nye dokumenter

Dersom du skal begynne på en henvendelse oppretter du en ny journalpost. Om du velger ny utgående, ny utgående e-post, N-notat, X-notat eller S-saksframlegg, avhenger av hvem henvendelsen er rettet til. Journalposter som er utgående benyttes for eksterne henvendelser, mens notat og saksframlegg benyttes for interne henvendelser.

Notater, saksframlegg og utgående brev skal du som hovedregel produsere direkte i saks- og arkivsystemet slik at riktig mal og metadata – blant annet saksnummer – påføres hoveddokumentet. Du velger selv om du vil skrive innholdet direkte inn i malen som du henter fra systemet, eller om du vil lage et utkast utenfor systemet og deretter klippe ut og lime tekst inn i dokument tilknyttet en journalpost i saks- og arkivsystemet.

Personopplysninger

Opplysninger – som metadata eller som en del av et dokument – i et saks- og arkivsystem eller fagsystem faller ofte inn under minst én av tre kategorier: Personopplysninger, sensitive personopplysninger og/eller taushetsbelagte opplysninger. En personopplysning kan være en ren personopplysning, som navn eller adresse.

En personopplysning kan være sensitiv, som en persons tilknytning til en fagforening eller seksuelle legning. En personopplysning kan dessuten være taushetsbelagt, som en persons sykdomsdiagnose eller klientforhold med fengselsvesenet. I en særstilling kommer personnummer, som hverken er definert som en sensitiv eller taushetsbelagt opplysning, men som det er gitt særlige regler for bruken av.

Det er primært personopplysningsloven og offentlighetsloven med forskrifter som regulerer bruk og behandling av personopplysninger og sensitive personopplysninger, mens det primært er forvaltningsloven og offentlighetsloven med forskrifter som regulerer bruk og behandling av taushetsbelagte opplysninger.

Offentlighetslovens hjemmel om taushetsplikt kan ikke benyttes alene, den må følges av en henvisning til enten forvaltningsloven eller annen særlovgivning – for eksempel helsepersonelloven, barnevernsloven eller andre. Det finnes også enkelte andre lover som i seg selv pålegger taushetsplikt, som sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen.

Sende dokumenter

E-post

Du kan sende utgående brev som e-post – med eller uten vedlegg – fra saks- og arkivsystemet eller fra e-postklienten Outlook. Dersom e-postkorrespondanse er ført utenfor saks- og arkivsystemet, er det viktig at denne registreres dersom det i ettertid blir åpenbart at korrespondansen er viktig som dokumentasjon og kan betraktes som et saksdokument.

Ved sending av e-post med vedlegg som er unntatt offentlighet, bør man bruke Liquid Files / Secure Attachment.

Sikker elektronisk sending til privatpersoner

Du kan ikke sende journalposter som er skjermet med hjemmel som e-post via Websak. Du kan sende utgående brev på en sikker måte til privatpersoner via saks- og arkivsystemets modul «eFormidling». Forsendelsen går til mottakers digitale postkasse. Dersom mottaker ikke har digital postkasse eller har reservert seg mot digital kommunikasjon, eller det er andre feil med forsendelsen, havner forsendelsen i kurven «Ekspedering feilet».

Brevpost

Du kan sende utgående brev i posten. Det forutsetter at du skriver ut dokumentene og legger i konvolutt, som igjen legges i den røde postboksen i 2. etasje i Domstoladministrasjonens. ISS henter og bringer post hver dag. Rutinene er å finne på intranettet: http://intranett/Praktisk/Rutiner/interne-rutiner/Postrutiner/

Skriveregler, standardtitler og maler

Sakstitler, journalposttitler og dokumenttitler skal inneholde sentrale og meningsbærende beskrivelser slik at skal være mulig å søke opp akkurat denne saken, journalposten eller dokumentet. Av søke- og statistikkhensyn skal språket være standardisert på bokmål, men typiske faguttrykk og titler på originalspråket, for eksempel engelsk, kan skrives i tillegg. På mange ensartede saks- og dokumenttyper er det utarbeidet standardtitler.

MERK! Du skal i svært liten grad benytte forkortelser og tegnsetting, da dette kan vanskeliggjøre søk, statistikk og rapporter. Som hovedregel benyttes kun tankestrek/bindestrek som tegnsetting, og det er normalt sett kun godt innarbeidede forkortelser som skal benyttes, som f.eks. ifm (i forbindelse med) og vedr (vedrørende).

Der det finnes standard dokumentmaler med predefinert innhold i saks- og arkivsystemet, skal disse i størst mulig grad benyttes. Dette gjelder blant annet brevmaler – med eller uten tekst for elektronisk godkjenning - notater og arbeidsavtaler.

Skygge- og kopiarkiv

Det er Arkivtjenesten som er ansvarlig for å håndtere papirbasert originalt arkivmateriale. Du som saksbehandler skal kun unntaksvis oppbevare originalt arkivmateriale på kontoret eller arbeidsplassen.

Dersom du har behov for fysiske arbeidskopier, skal disse fortrinnsvis skrives ut fra saks- og arkivsystemet. Du er selv ansvarlig for at slike kopier blir forsvarlig oppbevart og senere makulert så fort behovet for å oppbevare disse lokalt ikke lenger er til stede.

Systematiserte skygge- eller kopiarkiv hos deg som saksbehandler eller ved enhetene må unngås. Kopiarkiv er uheldig fordi det øker risikoen for at journalføringspliktig og/eller arkivverdig dokumentasjon ikke når fram til Arkivtjenesten, samt at det fort kan oppstå tvil om hvorvidt et kopiarkiv i praksis kan inneholde originalt arkivmateriale. Å gjennomgå et kopiarkiv i ettertid for å lokalisere eventuell arkivverdig dokumentasjon er omfattende og ressurskrevende.

Den samme problematikken er til stede der det opprettes filstrukturer hvor man lagrer saksdokumenter i elektronisk versjon. Det er viktig at du er bevisst på at all saksdokumentasjon må vurderes for journalføring og arkivering i saks- og arkivsystemet.

Taushetsplikt

Som ansatt ved Domstoladministrasjonen er du underlagt forvaltningsloven, som i § 13 slår fast at «enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang til eller kjennskap til det hen i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:

• Noens personlige forhold, eller
• Drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår.

Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige.

Som personlige forhold kan regnes fysisk og psykisk helse, en persons karakter, følelsesliv og holdninger til politiske og religiøse spørsmål, familiære forhold, samt økonomiske forhold.

Denne taushetsplikten gjelder selv om man ikke har undertegnet en særskilt taushetserklæring, og gjelder også etter at man har sluttet i jobben. Taushetsplikten faller normalt bort etter 60 år dersom ikke særlovgivning fastsetter forlenget taushetsplikt.

Taushetsplikten er imidlertid forenklet sett ikke til hinder for at opplysninger kan gjøres kjent etter samtykke, til part, som anonymisert statistikk, for bruk til det aktuelle formål, til andre tjenestemenn innenfor organet som har et tjenstlig behov – for eksempel saksbehandlere og dokumentasjonsforvaltning, der man har lovhjemmel for å utlevere til andre forvaltningsorgan eller for bruk i forskning.

Vurdere offentlighet

DAs saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Du må gjøre deg kjent med offentlighetsloven og tilhørende forskrift og hvordan regelverket skal praktiseres.

Du som saksbehandler er ansvarlig for at eventuell tilgangskode og hjemmel blir registrert i tilknytning til dokumentet. Offentlighetsvurderingen kan gjøres sammen med leder. Arkivtjenesten kan bistå i vurderingen, og setter på tilgangskode der det trengs, som del av kvalitetssikringen før dokumentet settes i status J. Domstoladministrasjonen praktiserer meroffentlighet, jamfør offentlighetsloven § 11. Det vil si at når noen ber om innsyn i et dokument, skal det vurderes om dokumentets innhold bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter offentlighetsloven kan eller skal unntas fra offentlighet.

Ved intern korrespondanse mellom enheter ved DA benyttes som hovedregel X-notater og N-notater. X-notater blir inntil videre ikke publisert på eInnsyn.

Tilgangskoder og hjemmel styrer hvilke interne brukere av sak- og arkivsystemet som får lese de elektroniske dokumentene. Følgende tilgangskoder benyttes:

IS: Internt skjermet

P: Personalsak

TU: TU-saker/Tilsynsutvalg-saker

UO: Unntatt offentlighet

UOT: Unntatt offentlighet - Tilsettingssak

XX: Midlertidig unntatt offentlighet

I tillegg har vi en tilgangskode som i praksis ikke blir brukt:

RP: Unntatt offentlighet Rettspleie

_{Til toppen av siden}