^{Registrere inngående dokumenter - for saksbehandler | Sjekkliste for saksbehandlere}

Registrere inngående dokumenter – for saksbehandler

Registrere e-post

Metode 1: Dra ønsket e-post over til WebSak+. Når bakgrunnsbildet er grønt, kan du slippe e-posten og den vil bli lagret på saken. Obs. pass på at du importerer til sak, ikke journalpost.

Metode 2: Åpne navigasjonsmenyen i WebSak+, huk av for «eksternt dok. område», og velg e-post under «velg provider».

Importere dokument som er lagret på PC-en

Her kan du også bruke drag-and-drop som beskrevet på metode 1.

Du kan også stå på ønsket journalpost i WebSak+, trykk på kontekstmenyen og velg «importer fil». Obs. her må journalpost være opprettet på forhånd.

Sjekkliste for registrering av e-post 

• Er tittelen beskrivende og uten skrivefeil? Er eventuell dato i tittel skrevet i riktig format? (01012022) Har du fjernet medheng som SV:?
• Er dato den samme som oppgitt i dokumentet?
• Er avsender korrekt? NB. Når personer sender på vegne av en virksomhet, skriver vi alltid navnet på virksomheten som avsender/mottaker. Personen kan føres opp på attentionfeltet i adressekortet istedenfor.
• Skal journalposten skjermes?

Du kan velge mellom 3 avskjermingskoder:

1. skjermer dokumenter og filer
2. skjermer dokumenter og filer, samt tittel 2 i journalpost.
3. skjermer dokumenter og filer, tittel 2 i journalpost samt avsender/mottaker.

Trykk på kontekstmenyen, velg «sett tilgang».

Sjekkliste for saksbehandlere

Daglig/ukentlig 

• Åpne WebSak+ i nettleseren.
• Åpne navigasjonsmenyen, og sjekk kurvene for å se om nye saker eller dokumenter er fordelt til deg, disse ligger i kurven «ubesvarte».

• Registrere dokumenter du har mottatt direkte
• Avskrive restanser (Tatt til etterretning, Til orientering, Besvart per TLF, besvart per e-post).
• Ferdigstille dokumenter: Inngående i status S, utgående og x-notat i status E, styresaker i status F.

Det er ditt ansvar som saksbehandler å sørge for at henvendelser blir besvart og behandlet til riktig tid. Kurvene er derfor et viktig redskap for å holde god oversikt.

Ved registrering 

• Kontroller at all informasjon er korrekt og komplett (tittel, avsender/mottaker, brevdato)
• Sjekk at dokumentet lar seg åpne, og at innholdet er leselig
• Vurder om dokumentet og/eller tittel på journalpost skal skjermes eller være åpen for offentligheten.
• Ved skjerming, på før riktig hjemmel og skjermingsgrad. Obs. dokumenter med skjerming kan ikke ekspederes via WebSak.
• Hvis du har importert en allerede ekspedert e-post til WebSak+, pass på å endre til Status E. Dette gjøres via kontekstmenyen, «rediger lokalt», «avansert» og «status».

Ved avslutning av arbeidsforhold

• Har du dokumenter liggende som burde blitt registrert i WebSak?
• Vet du hvem som skal ta over dine arbeidsoppgaver? (Flytting av saker osv.)

En arkivmedarbeider vil bistå i denne prosessen.

_{Til toppen av siden}