_{Tilsettingssaker | Innkjøp og anskaffelse | Personaldokumentasjon og dokumentasjon vedrørende tilsetting (kunngjøringssaker) | Høringer | Erstatningssaker | Sidegjøremål | Sikkerhetsgradert materiale | Saker til ledermøte og styremøte}

Tilsettingssaker

Behandling av tilsettingssaker er regulert av:

• Arkivloven med forskrifter
• Forvaltningsloven med forskrifter
• Offentlighetsloven med forskrifter
• Statsansatteloven med forskrifter
• Arbeidsmiljøloven med forskrifter

Stillingssøknader er saksdokument, og journalføringsplikten gjelder. Denne blir overholdt ved at søknader med vedlegg er tilgjengelige i fagsystemet.

Deler av saksbehandlingen i tilsettingssaker skjer i rekrutteringssystemet Jobbnorge. Det er satt opp en integrasjon mellom Jobbnorge og saks- og arkivsystemet (WebSak), for automatisk overføring av utlysningstekst, offentlig søkerliste og utvidet søkerliste.

Følgende dokumenter kan inngå i en tilsettingssak:

• Utlysningstekst på alle målformer
• Offentlig søkerliste
• Utvidet søkerliste
• Innstilling
• Protokoll eller vedtak til ansettelsesutvalg eller ansettelsesråd
• Tilbudsbrev
• Aksept eller avslag fra søker
• Eventuelle lønnskrav før arbeidsavtale er signert

Merk:

Søknaden til den som blir tilsatt overføres til personalmappe/ansettelsesforholdsmappe.

Se registreringsrutiner for personaldokumentasjon.

Søkerliste

Hvem som søker en stilling er som hovedregel offentlig, men søker kan unntas fra offentlighet dersom søkeren selv ber om dette. Ved vurderingen om en slik anmodning skal tas til følge, skal det legges vekt på om det knytter seg særlig offentlig interesse til stillingen. Jo større offentlig interesse, jo større skal terskelen være for å unnta søkeres navn fra offentlighet.

I utlysningsteksten skal det gjøres oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten. Dersom anmodningen ikke tas til følge, skal søkeren varsles om dette.

Tilsettingssak utenfor rekrutteringssystemet

Dersom en stilling kunngjøres utenfor rekrutteringssystemet, må alle saksdokumenter registreres fortløpende i saks- og arkivsystemet.

Lærlinger og sommervikarer

Utlysing av stillinger som lærlinger og sommervikarer og lignende er også underlagt journalføringsplikt. Det opprettes som regel én samlesak per år. I denne saken skal samme dokumenter som i en ordinær tilsettingssak inkluderes. Signert arbeidsavtale registreres i personalmappe.

Innkjøp og anskaffelse

Avdeling for økonomi og styring har utarbeidet sentrale rutiner for innkjøp og anskaffelser. Offentlige anskaffelser og innkjøp

Domstolene skal selv håndtere innkjøp under nasjonal terskelverdi, p.t. kr 1 300 000,- eks. mva. Disse innkjøpene utføres etter anskaffelseslovens grunnleggende krav samt anskaffelsesforskriftens del I, og innebærer i praksis innhenting av minimum tre tilbud, og dokumentasjon av prosessen ved føring av protokoll. For innkjøp under kr 100 000 eks. mva. stilles ikke disse kravene, men alle kjøp skal om hensiktsmessig konkurranseutsettes. Avdeling for økonomi og styring i DA bistår om nødvendig.

Hvordan terskelverdier beregnes, prosedyre for anskaffelse mellom 100 000,- og 1,3 mill. ligger på sidene om innkjøp på intranett.

Se også Sammenstilling/Funksjonsprosesser/Anskaffelsesprosessen.

Registreringsrutiner

Arkivtjenesten oppretter en sak som går på innkjøp/anskaffelse.

På saken journalføres forespørsler fra tilbydere, konkurransedokumenter, tilbud, informasjon vedr kravspesifikasjon m.m., spørsmål og svar i konkurransen, og svar ut om hvem som har fått anbudet.

Alle journalpostene er skjermet med UO-3 § 23.3 inntil det sendes ut meddelelse om valg av leverandør. Arkivtjenesten får beskjed om at meddelelse er sendt, og det er da mulighet for innsyn. Se Rutiner – Registrering i arkivplanen for oversikt over anskaffelsesprosessen.

Personaldokumentasjon og dokumentasjon vedrørende tilsetting (kunngjøringssaker)

Det er utarbeidet rutiner for personaldokumentasjon i DA og domstolene. Rutinene brukes ved opprettelse av dokumenter, og ved kvalitetssikring og journalføring i WebSak.

For DA er det utarbeidet følgende rutiner:

• Rutine for tilsetting DA (kunngjøringssaker)
• Rutine for tilsetting IR (dommerstillinger, under utarbeidelse)
• Rutiner personaldokumentasjon for DA og domstolene 
• Rutine for kassering av søknad og CV
• Rutine for sletting fra personalmappe (oppdateres)

I tillegg er det utarbeidet en sjekkliste for ansatte som slutter i DA. Denne brukes av ulike avdelinger, blant annet for å sikre innlevering av utstyr, avslutning av bruker i ulike systemer, dokumentfangst. Når en ansatt slutter blir rutine for sletting fra personalmappe gjeldende. 

Rutinene over er basert på tidligere rutiner, gjennomgang av arbeidsprosesser i aktuelle avdelinger, samt lovverk om personvern/GDPR og arkiv.

Høringer

Eksterne/offentlige høringer

Høringer kommer som regel fra departementer eller andre offentlige etater. Høringer kan gjelde lov- eller forskriftsendringer, instrukser, eksterne rundskriv, rapporter eller annet. Arkivtjenesten journalfører høringer og setter rettsavdelingen som saksansvarlig, som igjen sørger for at saken blir fordelt til riktig saksbehandler.

^{Saksbehandlers ansvar}

Saksbehandler må vurdere om det er behov for å samle inn uttalelser fra andre avdelinger i DA. Innhenting av uttalelser skjer ved e-post, telefon eller fysisk møte. Saksbehandler sammenfatter tilbakemeldingene og utarbeider høringssvar. Svaret skal registreres som utgående brev i saken. I tilfeller hvor uttalelsen skal sendes via skjema på nett, sørger saksbehandler for at kvittering for innsendt høringssvar blir lagret som inngående dokument. Kvitteringen inneholder høringssvaret.

Interne høringer

Interne høringer er som regel at et departement forelegger en konkret sak som er under utredning, til konsultasjon/uttalelse før det blir en offentlig høring. Interne høringer går til en eller flere avdelinger. Dette kan være utkast til høringssvar, utarbeidelse av interne retningslinjer og regelverk, budsjettprosess eller annet.

_{Saksbehandlers ansvar}

Saksbehandler går fram på samme måte som ved en offentlig høring.

Erstatningssaker

Ved oppretting av ny erstatningssak, skjermer arkivtjenesten med IS-1 på både saks- og dokumentnivå, og legger til tilgangsgruppa DA Erstatningssaker slik at de er de eneste som kan se dokumentene. Når saken er oversendt fra en domstol, brukes offl. § 18. Når saken er oversendt fra en privatperson, brukes offl. § 13 jf. fvl. 13 1. ledd.

Juristen som får tildelt dokumentet vurderer om det er skjermingsverdig, og fjerner eventuelt skjermingen så fort som mulig. Juristen gir deretter beskjed til postmottaket slik at arkivtjenesten får fjernet skjermingen på saksnivå også.

Når erstatningssaken er ferdig behandlet, fjernes § 18-skjerming på de aktuelle sakene. Saker med § 13-skjerming forblir skjermet.

Sidegjøremål 

Ny selvbetjeningsløsning for sidegjøremål ble lansert 13.11.2023.  

Det nye skjemaet registreres som innkommende dokument på Sidegjøremål-saken til den aktuelle dommeren. 

Tittel på dokumentet skal heretter være Sidegjøremål – Melding om selvregistrering.  

Den vedlagte dommerforsikringen kan være med som vedlegg på dokumentet, men vi må også sjekke om den allerede er registrert på personalmappen. Hvis ikke må vi lagre den der i tillegg.  

Avsender gjøres om fra sidegjoremal@domstol.no til gjeldende dommer. 

Forfallsdato er 14 dager frem i tid. 

Når vi mottar endringsmeldinger utenfor selvbetjeningsløsningen, benytter vi de etablerte skrivereglene: 

Tekst på inngående: 

Sidegjøremål - Registreringsskjema  

Sidegjøremål - Søknad om godkjenning av verv  

Sidegjøremål - Melding om avsluttet verv  

Sidegjøremål - Melding fra domstolleder om godkjent verv  

Sidegjøremål – Ytterligere opplysninger om verv 

Sidegjøremål - Melding om forlengelse av verv  

Tekst på utgående: 

Sidegjøremål - Varsel om sletting av verv  

Sidegjøremål – Ber om ytterligere opplysninger (om verv)  

Sidegjøremål – Svar på søknad   

Sidegjøremål – Godkjenning av verv 

Sikkerhetsgradert materiale

Saker til ledermøte og styremøte

_{Til toppen av siden}