_{Postmottak |Skanning og destruksjon av papiroriginaler | Journalføring | Offentlig postjournal | Restanseoppfølging og ferdigstillelse  | Restanseoppfølging for domstolene | Fordeling dokumenter | Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger}

_{| Kvalitetssikring registrering og arkivering | Mottak og sending | Avslutte saker| Avvikshåndtering |Sletting/endring av publisert offentlig journal på eInnsyn | Rutine for feilet ekspedering (eFormidling) | Rutine for håndtering av personvernavvik}

Postmottak

Domstoladministrasjonens arkivtjeneste forvalter post for Domstoladministrasjonen (DA) og Tilsynsutvalget for dommere (TU). Dette gjelder inngående papirpost og elektronisk post som kommer enten til våre to postmottak (DA og TU) eller Altinn.

Av posten vi mottar registrerer vi det som er arkivverdig, omadresserer det som er feilsendt og sletter eller videresender ikke-arkivverdig materiale. Arkivtjenesten i DA tar dermed en arkivvurdering, og sorterer ut henvendelser som hverken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf arkivforskriften § 14.

Papirpost til DRL

Papirpost som ikke er sensitiv legges i DRLs posthylle i Dronningens gate. Dersom det kommer personsensitiv papirpost, legges denne i egen beholder merket DRL, på arkivrommet.

Post i Altinn

Brev fra Statens pensjonskasse (SPK) mottas i Altinn. Arkivpersonalet må ha rollen «Taushetsbelagt post fra det offentlige» for å kunne åpne disse. SPK-brev mellomlagres og sendes med Secure Attach til DRLs postmottak, og arkiveres deretter i Altinn.

Hvis brevet gjelder DA-ansatt, legges det også inn på Lønns- og pensjonsforholdmappe i WebSak. Det siste gjelder også for domstolleder i domstolene (Personalmappe domstolleder). For øvrige domstolansatte har DRL ansvar for videresending av SPK-brev til domstol for personaloppfølging.

Denne rutinen gjelder alle brev fra SPK som omhandler enkeltpersoner.

Annen post til DRL har DRL selv tilgang til, og henter ut.

Post som skal inn i WebSak til de ulike avdelingene i DA, mellomlagres og legges på sak.

Post som er feilsendt til Domstolene i Norge, som skal til de ulike domstolene, mellomlagres og sendes riktig mottaker med Secure Attach.

Skanning og destruksjon av papiroriginaler 

Arkivtjenesten i Domstoladministrasjonen er ansvarlig for at inngående papirpost skannes. Hovedsakelig skannes hovedbrev og vedlegg hver for seg, men de kan også skannes som én fil om det er hensiktsmessig. Et vilkår for at arkivdokumenter på papir kan destrueres, er at de blir skannet i tråd med kravene i Riksarkivarens forskrift § 5-15, der det stilles krav til bildekvaliteten ved skanning, og arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, jf. forskriften § 3-6 første ledd.

Til skanning bruker vi programmet PixEdit, som overfører informasjonen til WebSak. Om PixEdit er ute av funksjon, kan vanlig skannefunksjon på kopimaskin benyttes. Oppløsningen for innskannede dokumenter skal være på minimum 300 dpi, jfr. forskriftens §5-15. Arkivar eller saksbehandler kontrollerer etter overføring at de innskannede dokumentene er lesbare.

Arkivtjenesten oppbevarer papiroriginalene i minimum 3 måneder før de kasseres. De ligger i bunker på postrommet - én bunke for hver måned, slik at de effektivt kan kasseres når det har gått 3 måneder. Det er unntaksvis noen få dokumenter som overleveres til saksbehandler etter skanning og registrering (tilsvarsbrev med svarkonvolutt i erstatningssaker og embetsed fra Justis- og beredskapsdepartementet). Kassering gjennomføres ved bruk av makuleringsbeholdere med hengelås, som går direkte til anlegg for makulering.

Unntak for kassering: Husleiekontrakter med original signatur oppbevares i papir i en egen mappe på arkivrommet.

Journalføring

Domstoladministrasjonen har plikt til å journalføre all inn- og utgående post som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, jf arkivlova § 1. I tillegg til å ha et arkivmessig formål er journalføringsplikten knyttet opp mot offentlighetsloven. Plikten til å journalføre er ment å bidra til at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, styrke rettssikkerheten og tilliten til det offentlige, og allmennhetens kontroll.

Et saksdokument er dokument som er kommet til Domstoladministrasjonen, eller dokument som Domstoladministrasjonen selv har opprettet (og sendt fra seg eller ferdigstilt), som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til Domstoladministrasjonen, jf offentlighetsloven § 4. Vi journalfører også organinterne saksdokumenter, jf arkivforskriften § 9.

Når saksdokumenter blir journalført i saks- og arkivsystemet WebSak, blir dokumentene tilknyttet saksmappe og journalpost med tilknyttede metadata for identifisering og gjenfinning.

Journalføring innebærer følgende:

• At journalposten registreres på riktig sak og med riktig saksbehandler
• At korrekt dokumenttype er benyttet
• At dokumentene er lesbare
• At det er samsvar mellom opplysninger og dato i dokument og registrerte metadata
• At journalposttittel er beskrivende, uten skrivefeil og i henhold til skriveregler og standardtitler
• At korrekt tilgangskode og hjemmel brukes der det er nødvendig
• Om hele eller deler av journalposttittel og/eller avsender/mottaker bør skjermes
• At alle nødvendige vedlegg følger med journalposten, eventuelt ligger på saken.

Offentlig postjournal

Inngående og utgående dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon, er offentlige og åpne for innsyn med mindre annet følger av lov eller forskrift.

Domstoladministrasjonens arkivtjeneste publiserer postjournaler for Domstoladministrasjonen, Tilsynsutvalget for dommere og Innstillingsrådet for dommere, og de offentliggjøres på https://einnsyn.no/. De gir blant annet informasjon om dokumentets tittel og dato, sakstilknytning og eventuell hjemmel for unntak fra offentlighet, jf arkivforskriften § 9. Selve dokumentene er ikke tilgjengelige via einnsyn, men man kan be om innsyn derfra.

Arkivtjenesten i Domstoladministrasjonen kvalitetssikrer postjournalen før publisering, som en del av de daglige rutinene. Den kvalitetssikres ved at en arkivmedarbeider gjennomgår journalen for blant annet skrivefeil, sakstilknytning og skjerming, og godkjennes av et andre ledd før publisering.

• Tilsynsutvalget for dommeres journal godkjennes av et av medlemmene for sekretariatet.

• Innstillingsrådet for dommeres journal godkjennes av et av medlemmene for sekretariatet.

• Domstoladministrasjonens journal godkjennes av en annen arkivmedarbeider enn den som tar førstehåndskvalitetssikring.

Journalene sendes i tillegg til avdelingsdirektører og noen enkeltmedarbeidere før de offentliggjøres, for eventuelle tilbakemeldinger.

Restanseoppfølging og ferdigstillelse

En restanseliste er en rapport over journalposter som ikke er ferdigbehandlet. Dette er et viktig verktøy, både for den enkelte saksbehandler og organisasjonen som helhet. Listen gir oversikt over hvilke saker saksbehandlerne har fått fordelt og jobber med, og ledere kan bruke den for å danne et bilde over omfanget av saksbehandlingen ved egen enhet. Den er også et godt verktøy for å sørge for at henvendelser blir besvart innen den fristen som er satt.

Saksbehandler har selv ansvar for å sette x-notat og n-notat i status E (ekspedert fra saksbehandler), inngående journalposter i status S (førstehåndsregistrering fra saksbehandler), og utgående i status E (sistnevnte skjer automatisk om dokumentet ekspederes via Websak).

Domstoladministrasjonens arkivtjeneste har egne restanselister hvor de ulike journalpostene kvalitetssikres (sjekkes for skrivefeil/skriveregler, sakstilknytning, skjerming, avsender/mottaker, dato m.m.) før den ferdigstilles ved å endre til status J (journalført).

Restanseoppfølging utføres daglig, og rapport på status sendes månedlig til arkivleder og avdelingsdirektør i ØST. Ved for stor restanse (over 500 totalt) settes det inn ekstra tiltak for oppfølging.

Det sendes ut påminnelser 4 ganger i året til alle som har journalposter stående i status R slik at de kan sette dokument i rett status for kvalitetskontroll og journalføring, samt en påminnelse om at de til enhver tid bør påse at ferdigstilte dokumenter står i rett status. Om den enkelte saksbehandler ikke følger opp sendes en ny påminnelse med leder i kopi.

For saksbehandler:

Sjekkliste for ferdigstilling

Når du ferdigstiller så sjekker du at:

• Mottakers navn og adresse er identisk på brev og i journalpost
• Alle vedlegg følger brevet
• Dokumentet lar seg åpne og er lesbart
• Dokumentet inneholder den teksten det er ment å inneholde
• Spor etter redigering i dokumentet – synlige og usynlige – er fjernet
• At godkjenningsrunde er gjennomført der dette er aktuelt

Arkivet kontrollerer ferdigstilt journalpost og journalfører til status J (Journalført) for konvertering av dokumenter til godkjent arkivformat og endelig arkivering. Dette inkluderer låsing av metadata og dokument for endringer.

N- og X-notater, saksframlegg, samt eventuelle kopier til interne mottakere, blir automatisk sendt via sak- og arkivsystemet ved ferdigstillelse. Du behøver ikke skrive ut interne notater for å sende disse i papir til mottaker(e).

Restanseoppfølging for domstolene

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre restanselistene til de domstolene som er brukere av WebSak. Det gjelder: Gulating lagmannsrett, Hordaland tingrett, Trøndelag tingrett og Oslo tingrett. Høyesterett og Finnmarkskommisjonen utfører kvalitetssikring av restanser selv.

Før vi setter journalposter (X, N, I og U) i status J, kontrollerer vi følgende:

• At journalposten er registrert på riktig sak og med riktig saksbehandler
• At korrekt dokumenttype er benyttet
• At dokumentene er lesbare
• At det er samsvar mellom opplysninger og dato i dokument og registrerte metadata
• At journalposttittel er beskrivende, uten skrivefeil og i henhold til skriveregler og standardtitler
• At korrekt tilgangskode og hjemmel brukes der det er nødvendig
• Om hele eller deler av journalposttittel og/eller avsender/mottaker bør skjermes
• At alle nødvendige vedlegg følger med journalposten, eventuelt ligger på saken

Fordeling dokumenter

Som hovedregel fordeler arkivtjenesten inngående post til administrativ enhet. Leder eller annen utvalgt fordeler deretter posten til riktig saksbehandler.

Unntak: I pågående TU-saker fordeler vi til saksbehandleren som eier saken.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Saksbehandlerne i DA har ikke tilgang til å sette dokumenter tilbake til status R når de først har ferdigstilt/ekspedert det, så da må de kontakte arkivtjenesten. Om det kun er snakk om endring/retting av metadata som ikke har konsekvenser for opplysninger i brevmal, kan arkivtjenesten rette opp i dette for dem.

Ved åpenbar feilregistrering/dobbeltregistrering av dokumenter, sletter arkivtjenesten disse uten å gi beskjed til saksbehandler. Sletting av dokument innebærer å slette alle elektroniske filer på dokumentet og sende det til søppelsak.

Feilregistrerte saker settes i status R og får tittel Utgår – ledig sak DA/IR/TU, og kan brukes på nytt.  

Saker som ikke brukes på nytt i løpet av året de ble opprettet, settes i status U.

Se egen rutine for feilretting av allerede publisert offentlig journal.

Kvalitetssikring av registrering og arkivering

Registrering foretatt av saksbehandlere
Saksbehandlere som importerer, skriver og ferdigstiller dokumenter har selv ansvar for at dette blir registrert riktig, se «Sjekkliste for saksbehandlere» og «Registrere inngående dokument» for utfyllende informasjon. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle dokumenter saksbehandlere selv registrerer inn, både i Domstoladministrasjonen og i domstolene som bruker WebSak.

Registrering av papirpost foretatt av arkivtjenesten
Arkivtjenesten er ansvarlig for at inngående saksdokumenter på papir skannes. Vi bruker programmet PixEdit som skanneprogram, se «Dokumentasjonsforvaltning – Skanning» for utfyllende informasjon. PixEdit utfører automatisk etterbehandling av skannede dokumenter, slik at alle sider er gjengitt og lesbare.

Registrering av elektronisk post foretatt av arkivtjenesten
Arkivtjenesten er ansvarlig for at inngående elektronisk post til postmottakene Domstoladministrasjonen og Tilsynsutvalget for dommere blir registrert på riktig sak med korrekte metadata. Se «Dokumentasjonsforvaltning – Postmottak og Journalføring» for utfyllende informasjon.

Mottak og sending

Domstoladministrasjonen har et sentralt postmottak, og arkivtjenesten åpner mottatte e-poster for å journalføre arkivverdig saksdokumenter. Når saksbehandler mottar e-poster direkte, må saksbehandler selv vurdere om e-postene er arkivverdige og skal journalføres. Dersom e-posten er arkivverdig må saksbehandler selv registrere den i WebSak, eller sende den til arkivtjenesten for journalføring.

Papirpost blir levert til Arkivtjenesten daglig, og arkivtjenesten journalfører dette og fordeler til riktig avdeling.

Mottak av dokumenter kan også komme via Altinn eller JobbNorge, og arkivtjenesten har også her ansvaret for å journalføre arkivverdig informasjon.

Avslutte saker

Domstoladministrasjonens arkivtjeneste avslutter saker, noe som innebærer at saken lukkes for videre saksbehandling, og nye journalposter kan dermed ikke legges inn. En avsluttet sak som ligger i en aktiv arkivdel kan gjenåpnes om det er behov for det.

Ulike sakstyper avsluttes på ulike tidspunkt. En ansettelsessak avsluttes typisk når den ansatte avslutter sitt arbeidsforhold i Domstoladministrasjonen. Samlesaker som gjelder for et helt år, avsluttes ved starten av påfølgende år. Saksbehandler kan selv sette på kode «AVSL» (sak ferdig), arkivtjenesten vil da få saken opp i kurven «saker til avslutning».

Ved saksavslutning sjekkes det:

• At saken er fordelt til en enhet og har en saksansvarlig
• At saken er klassifisert med korrekt arkivnøkkel
• At skjerming og hjemmel er på plass hvor det er nødvendig
• At sakstittel er beskrivende, uten skrivefeil og i henhold til aktuelle skriveregler
• At alle journalposter er journalført, fordelt og avskrevet

WebSak gir feilmelding om en journalpost skulle mangle hoveddokument, avskriving, elektronisk fil eller om dokument ikke har blitt konvertert til PDF.

Avvikshåndtering

Avvik personvern

Et avvik er et brudd på personopplysningssikkerheten (sikkerhetsbrudd) som fører til utilsiktet eller ulovlig tilintetgjøring, tap, endring, ulovlig spredning av eller tilgang til personopplysninger.

Skjema for melding av avvik og en nærmere rutinebeskrivelse finne dere på intranett. http://intranett/Praktisk/personvern/avvik-personvern/

Alle sikkerhetsbrudd hvor det er personopplysninger skal behandles etter gjeldende rutine for håndtering av personvernavvik i domstolene og DA, det vil si både innenfor og utenfor den dømmende virksomhet. Grunnen til dette er at det er viktig at alle avvik håndteres og følges opp, selv om avvik innenfor dømmende virksomhet ikke skal meldes til Datatilsynet.

Det er viktig at avvik hos domstolene og DA fanges opp, og at vi har en god prosess for å håndtere slike uønskede hendelser. Omtrent alle virksomheter vil ha avvik, og internt er det bedre at det meldes et avvik for mye enn ett for lite.

Alle medarbeidere som mistenker avvik, har ansvar for straks å melde fra til avviksansvarlig/domstolleder.

Dette er sentralt i avvikshåndteringen:

• Fra et avvik oppdages må det handles raskt! Ved middels eller høy risiko utenfor rettspleielovunntaket har vi 72 timers frist fra avvik oppdaget til avviket skal meldes til Datatilsynet.
• Avviksskjema må fylles ut og sendes innen 24 timer fra avviket ble oppdaget i domstolen
• Domstolleder (evnt. avviksansvarlig hvis oppgaven er delegert) må ta stilling til hvilken risiko avviket innebærer (lav, middels eller høy) og om avviket er innenfor eller utenfor rettspleielovunntaket
• Ved avvik i domstolen gir personvernombudet innspill til domstolens vurdering av avviket. Personvernombudet er også den som sender inn melding til Datatilsynet dersom avviket skal meldes. Domstolleder har det overordnede ansvar for avvikshåndteringen ved avvik i domstolen. DA har ansvar for sine avvik og for avvik i systemene domstolene bruker.

Andre avvik

• Tilgjengeliggjøring av opplysninger eller manglende skjerming av sak/ journalpost på eInnsyn.

Rutine:

Journalen for aktuell dag hentes tilbake, og opplysningene fjernes eller rett skjerming påføres den aktuelle sak/journalposten. Avvik meldes etter gjeldende retningslinje for avvik personvern der dette er aktuelt.

• Feil tilgang til arkivdel, saker/ journalposter i WebSak

Rutine: Det er kun noen få i arkivtjenesten som har adgang til å administrere tilganger til brukere i WebSak. Om det oppdages at noen har feil tilgang, enten det er til arkivdeler, saker eller journalposter utover de ikke skal ha tilgang til som en følge av sin rolle. Rettes dette fortløpende, og det meldes fra til avdelingsdirektør i ØST samt leder for den berørte avdeling eller domstol.

Arkivtjenestens håndtering

Når feil oppdages går arkivtjenesten gjennom hendelsen for å avdekke hva som gikk galt og hvordan vi kan unngå at dette skjer igjen.

Sletting/endring av publisert offentlig journal på eInnsyn

Hvis uriktige opplysninger havner på eInnsyn (manglende skjerming, alvorlige skrivefeil og lignende), må informasjonen trekkes tilbake og publiseres på nytt.

For å fjerne publisert informasjon, logg inn på eInnsyn (alle i arkivtjenesten har bruker), trykk «admin» og deretter «slett dokumenter og saksmapper». Søk opp den aktuelle journalen og slett.

Hvis det er ønskelig å kun slette enkeltsaker eller journalposter, kontakt Digdir på 800 30 613. De bistår med å slette.

For å publisere korrigert informasjon på nytt, må riktige opplysninger hentes fra WebSak Eksport:

• For å hente ut ny journal for hele dagen, følg vanlig rutine for offentlig journal.
• For å hente ut informasjon om enkeltdokumenter/journalpost, velg fanen «dokument» og fyll inn riktig dok.nr. (eks. 22/1-1). Eksporter til fil, og mellomlagre. Denne xml-filen kan nå publiseres som vanlig i (Q) Einnsyn i filutforsker.
• For å hente ut informasjon om hele saker, velg fanen «sak» i Eksport, og skriv inn Arkivsak ID. Eksportert til fil, og publiser xml-fil i (Q)Einnsyn i filutforsker.

NB. Vi har ikke tilgang til Tilsynsutvalget for dommere og Innstillingrådet for dommere på Einnsyn. I disse tilfellene må vi be Digdir om å slette for oss, deretter publisere på nytt som vist ovenfor.

Rutine for feilet ekspedering (eFormidling)

Arkivtjenestens ukeplan avgjør hvem som har ansvar for kurven «Eformidling – Ekspederinger feilet (sys)».

Når vi oppdager en ny feilet ekspedering i kurven, kontakter vi saksbehandler for aktuell journalpost og informerer om at ekspederingen har feilet. Vi setter da journalposten i status R, slik at saksbehandler kan ekspedere via e-post eller papirpost.

NB. Kopier og lim inn e-posten til saksbehandler som merknad på journalposten!

For fjerning av journalposter fra kurven, (f.eks. ved feilregistering, test etc.) må det ekspederes på nytt. Velg papir om den ikke skal sendes i det hele tatt.

Rutine for håndtering av personvernavvik

_{Til toppen av siden}